Annahme und digitale Akte
Fotos, Gutachten und Kundendaten gehören zum selben Auftrag. Werden sie an mehreren Orten abgelegt, muss das Team sie später wieder zusammensuchen. Eine digitale Akte kann die relevanten Unterlagen zusammenführen – mit abgestimmten Zugriffsrechten.
Planung, Teile und Übergaben
Ein Reparaturablauf braucht einen gemeinsamen Stand. Welche Teile fehlen, welcher Schritt ist abgeschlossen und wer übernimmt als Nächstes? Software kann diese Informationen sichtbar machen, ersetzt aber keine Zuständigkeiten und keine aktuelle Pflege durch das Team.
Zeiten und Versicherungsnachweise
Bei HD Karosseriebau und MHD Lackierzentrum wuchs aus einer Zeiterfassung eine umfangreiche Werkstattverwaltung. Im beschriebenen Projekt wurde die Versicherungsabrechnung von über zwei Stunden auf drei Minuten pro Auftrag reduziert. Das Ergebnis ist projektspezifisch und muss bei anderen Betrieben separat geprüft werden.
Kundenkommunikation
Wenn Kunden Status und freigegebene Dokumente über ein Portal erhalten, kann sich die Kommunikation besser am Auftrag orientieren. Persönliche Rückfragen bleiben trotzdem möglich. Welche Informationen veröffentlicht werden, sollte Teil der Planung sein.
So beginnt die Umstellung
Wähle einen typischen Auftrag und beschreibe den Weg von der Annahme bis zur Abrechnung. Zeig anonymisierte Beispiele und benenne die Programme, die bleiben sollen. Danach prüfen wir einen abgegrenzten ersten Umfang statt sofort den ganzen Betrieb umzustellen.
Standardprodukt, Anpassung und individuelle Entwicklung sind unterschiedliche Wege. Einführung, Datenübernahme, laufende Kosten und Betreuung werden vor dem Start geklärt. Entscheidend ist, was dein Team im Alltag tatsächlich braucht.
Tim Wellmann-Wildung
WW Solutions, Oldenburg. Websites, individuelle Software und Digitale Zentralen aus dem Betriebsalltag – mit Erfahrungen aus HD/MHD und SPUR.
