Aus einer Zeiterfassung wurde der WerkstattCopilot

Zwei Betriebe, ein Gebäude, eine Geschäftsführung: Heiner Siedek und Daniel Waschkau führen HD Karosseriebau und das MHD Lackierzentrum in Rastede Hand in Hand. Organisiert wurde das alles über Papiermappen. Arbeitsstunden wurden nicht dokumentiert, vieles lief aus dem Bauch heraus.

Die Folge war Chaos im Alltag. Abrechnungsposten gingen unter, Aufgaben wie Endkontrolle oder Reinigung wurden vergessen. Die Geschäftsführer hatten alles im Kopf, mussten an alles denken und waren vor allem mit Brände-Löschen beschäftigt. 15-Stunden-Tage waren normal, Urlaub kaum möglich.

Geplant war eigentlich nur eine digitale Zeiterfassung. Doch schon nach den ersten Wochen kam von Inhaber und Geschäftsführer Heiner Siedek die Frage: „Können wir das auch noch umsetzen? Das würde uns stark helfen.“ Unsere Antwort war jedes Mal dieselbe: „Klar, bau ich euch ein.“

So ging es zwei Jahre lang, im Wochentakt. Jede neue Funktion entstand aus einem echten Problem aus der Werkstatt, nicht aus einem Lastenheft. Heute ist daraus ein komplettes Werkstattverwaltungssystem geworden:

Weil die Lösung im echten Betrieb gewachsen ist, haben wir sie zum Produkt gemacht: dem WerkstattCopilot für Karosserie-, Lack- und Kfz-Betriebe.

• Werkstatt-Tafel: alle Aufträge per Drag & Drop, jeder im Team sieht sofort den Status
• Digitale Schadensakte: Bilder, Gutachten, Kostenvoranschlag und Ablaufplan an einem Ort, mit einem Klick an die Versicherung
• Automatischer Reparaturablaufplan: jeder Schritt mit Datum, Teile-Tracking und Verzögerungsbegründung für Versicherung und Mietwagen
• KI-Auftragserfassung: Fahrzeugschein, Schadensfotos oder Gutachten hochladen, die KI legt Auftrag und Kostenvoranschlag an
• Kundenportal: Live-Status des eigenen Fahrzeugs, Chat und Dokumente, rund um die Uhr
• Zeit & Personal: Stempeluhr per Handy, Zeiten direkt im Auftrag, Urlaub und Krankmeldungen zentral
• Rechnung & Buchhaltung: Rechnung mit einem Klick, Mahnwesen, DATEV-Export
• Teile- & Reifenlager, Termine & Leihwagen, digitale Unterschriften und vieles mehr

Der Betrieb ist in diesem Jahr deutlich gewachsen, und das System hat dieses Wachstum erst möglich gemacht. Ohne den WerkstattCopilot wäre das Volumen nicht zu stemmen gewesen.

• Abrechnung mit Versicherungen: von über 2 Stunden auf 3 Minuten pro Auftrag
• Deutlich weniger vergessene Abrechnungsposten und Aufgaben im Auftrag
• Deutlich weniger Rückfragen von Kunden dank Kundenportal
• Entspannte Geschäftsführung: keine 15-Stunden-Tage mehr, Urlaub ist wieder drin und der Betrieb läuft trotzdem weiter